¿Cómo identificar los errores al importar un CSV?

En ocasiones, al intentar importar información a Stock & Trace (S&T) mediante un archivo CSV, como números de parte, órdenes de recibo, etc., el sistema puede no procesar correctamente el archivo debido a problemas con la información contenida. En tales situaciones, el sistema mostrará una lista de errores que impiden el procesamiento del archivo.

Aunque cada tipo de plantilla CSV contiene datos diversos, la forma en que el sistema muestra los errores sigue una estructura uniforme en todos los casos. Para efectos de ejemplifiación en este artículo se explicará cómo el sistema muestra los errores en los archivos CSV utilizando como ejemplo el CSV para la creación de órdenes de recibo.

Suponiendo se importo un archivo CSV que contiene información inválida el sistema mostrará algo como la siguiente imagen, en donde se resaltan las siguientes secciones:

Donde cada sección representa lo siguiente:

1. Dato informativo que indica solo se mostrarán las primeras 10 filas del CSV que contienen errores.
2. El número de fila en el CSV con información inválida.
3. El nombre de la columna en el CSV que contiene información inválida.
4. La razón por la cual la información es inválida.

Ahora bien, tomando como referencia la imagen anterior, ejemplifica que se subió un CSV donde se detectaron valores inválidos en las filas 2, 4 y 11 del archivo CSV. En fila 2 del CSV se encontro información inválida en las columnas de la bodega (HEADER_WAREHOUSE) y la cuenta (HEADER_ACCOUNT_SHORT_NAME).

En los CSV se pueden encontrar los siguientes tipos de mensajes de error:

• Formato inválido del archivo: Para que la información pueda ser importada exitosamente, el CSV debe contar únicamente con las columnas que se encuentren habilitadas al momento de importar el archivo.
• Información obligatoria faltante: Son los datos mínimos necesarios para generar una orden, número de parte, localidades, etc. en el sistema.
• Información con formato inválido: Por medidas de seguridad, el sistema valida que no se ingresen datos con formatos incorrectos.
• Información no configurada en el sistema: Incluye toda la información que debe estar configurada previamente antes de importar el CSV, como por ejemplo, un almacen o cuenta no registrados en el sistema.

¿Cómo solucionar el formato inválido del archivo?

Al importar un archivo CSV, el sistema verifica que solo se utilicen los campos habilitados al momento de la importación. Si el CSV contiene columnas faltantes o adicionales, se mostrará un mensaje indicando los nombres de las columnas esperadas, como se muestra a continuación:

Pasos para arreglar el formato inválido del archivo:

1. En el importador de CSV que esté utilizando, haga clic en la pestaña Descargar plantilla
2. Dé clic en aquí [plantilla CSV] para descargar la nueva plantilla con la que trabajará.
3. Abra el nuevo CSV descargado e indique la información necesaria.
4. Guarde los cambios realizados en el archivo.
5. Regrese al sistema y haga clic en la pestaña Importar CSV.
6. Haga clic en el botón .
7. Busque y seleccione el archivo que guardó previamente en su computadora.
8. Haga clic en el botón Enviar archivo.

¿Cómo identificar por qué un valor específico es inválido?

Para verificar cuales son los datos válidos para el sistema, este cuenta con una guía para cada tipo de CSV que se puede importar. Para acceder a estas guías, haga clic en la pestaña Guías.

Las pantallas de guías de los importadores CSV tienen 4 secciones principales, como se muestra en la siguiente imagen:

1. Campos obligatorios para el CSV.
2. Nombre de la columna en el CSV y a qué campo hace referencia.
3. Valores válidos para la columna del CSV.
   • 3.1 Listado de nombres que deben estar configurados en el sistema.
   • 3.2 Valores predeterminados del sistema validos a utilizar.
4. Formato que debe respetar la información en la columna del CSV.

1.  

En la imagen anterior, se tomó como ejemplo la guía para utilizar el CSV de creación de números de parte. En la guía se puede observa una lista con los campos obligatorios para este CSV (1), así como un recuadro por cada columna del CSV donde se explican los detalles a considerar para cada uno (2). Dependiendo del CSV que se vaya a utilizar, la guía correspondiente mostrará diferentes campos según el contenido específico del CSV, aunque en general también detallarán los siguientes requerimientos de aplicar.

3.1 Listado de nombres que deben estar configurados en el sistema.

En este tipo de información se muetra una liga de la sección donde se puede configurar el nuevo valor a utilizar. Para configurarlo es necesario un usuario con permisos de super administrador lleve a cabo la actividad.

3.2 Valores predeterminados validos del sistema.

El sistema internamente ya cuenta con valores predefinidos que no pueden ser modificados por un usuario super administrador, para esos casos se listarán los valores especificos que puede indicar en la columna. Tomando de ejemplo la imagen anterior, en la columna UNITWEIGHTTYPE se pueden enviar solo los valores kg, g, lb o oz.

4. Formato que debe respetar la información en la columna del CSV.

Para determinadas columnas pueden existir considireaciones especiales para poder comunicar la información. Por ejemplo, en imagen anterior, en la columna ACTIVEWAREHOUSES se puede enviar todos los códigos de las bodegas donde se utilizará el número de parte, para ello es necesario indicar los código de bodegas separando cada bodega con una coma, dando como resultado: wh-01,wh-02,wh-03.